Rapat Umum Pemegang Saham (“untuk selanjutnya disebut “RUPS”) merupakan organ Perseroan yang memiliki kewenangan tertinggi, yang bentuk dan pengaturannya diatur oleh undang – undang dan Anggaran Dasar Perseroan. RUPS sendiri merupakan forum yang membahas mengenai jalannya Perseroan atau hal – hal lain yang dianggap perlu dibahas demi kelangsungan Perseroan.
Tempat Dimana Pelaksanaan RUPS
Pada prinsipnya pelaksanaan RUPS dilaksanakan di tempat kedudukan Perseroan. Misalkan PT. XYZ berkedudukan di Equity Tower, Jalan Jend. Sudirman, Jakarta Selatan, maka dalam hal akan dilaksanakan RUPS, PT XYZ dapat mengadakan di Equity Tower atau tempat – tempat lain di wilayah Jakarta Selatan.
Bagaimana jika Perseroan ingin melaksanakan RUPS di luar wilayah Perseroan? Hal tersebut dapat sah dilakukan selama masih di wilayah Republik Indonesia, namun harus dihadiri oleh 100% pemegang saham.
Lalu bagaimana jika pemegang saham menghendaki diadakan RUPS melalui media elektronik seperti video telekonfrensi? Hal tersebut dapat dilakukan, dengan catatan masing – masing peserta rapat dapat saling melihat dan mendengar langsung satu sama lain. Sama seperti RUPS yang dibuat secara konvensional, RUPS yang dilakukan melalui media elektronik tersebut tetap harus dibuatkan risalah rapat dan ditandatangani oleh peserta rapat.
Waktu Pelaksanaan RUPS
RUPS terbagi menjadi 2 (dua), yaitu RUPS Tahunan dan RUPS Luar Biasa. Dalam hal RUPS Tahunan, rapat diselenggarakan setahun sekali dan maksimal 6 (enam) bulan setelah ditutupnya tahun buku Perseroan, atau selambat – lambatnya bulan Juni di tahun berikutnya. Pada prakteknya RUPS Tahun membahas mengenai pertanggungjawaban Direksi dan Dewan Komisaris atas jalannya Perseroan selama 1 (satu) tahun, penunjukkan akuntan publik, program kerja untuk tahun berikutnya, dan hal – hal lain yang dianggap perlu.
Berbeda dengan RUPS Tahunan, RUPS Luar Biasa dapat sewaktu – waktu dilaksanakan atas permintaan Direksi atau pemegang saham yang memiliki hak suara minimal 10% dari total suara yang dikeluarkan Perseroan. Agenda yang akan dibahas pada RUPS Luar Biasa dapat bermacam – macam, tergantung kepada urgensi yang dialami oleh Perseroan. Sebagai contoh, pengangkatan Direksi dan Dewan Komisaris dikarenakan masa jabatan yang telah habis, penjualan aset sebagian besar Perseroan, perubahan kegiatan usaha Perseroan, dan lainnya.
Prosedur RUPS
Dalam hal melaksanakan RUPS tentu terdapat prosedur yang harus dipenuhi oleh Perseroan, yaitu sebagaimana berikut:
Kuorum RUPS
RUPS baru dapat dilaksanakan jika dihadiri minimal 1/2 + 1 pemegang saham dengan hak suara dari total saham yang dikeluarkan Perseroan, kecuali ditentukan lain oleh Anggaran Dasar Perseroan. Jika kuorum RUPS tersebut tidak terpenuhi, maka RUPS akan ditunda dan dilakukan pemanggilan RUPS sekali lagi oleh Direksi. Pemanggilan kedua tersebut harus menyebutkan bahwa RUPS telah dilaksanakan namun tidak memenuhi kuorum sebagaimana mestinya.
Apabila setelah dilakukan panggilan kedua namun kuorum tetap tidak tercapai, Direksi dapat mengajukan permohonan kepada Pengadilan untuk menetapkan kuorum RUPS ketiga. Pemanggilan RUPS ketiga juga harus menyebutkan bahwa telah dilaksanakan RUPS pertama dan kedua, namun tidak mencapai kuorum. Adapun jeda pemanggilan RUPS pertama, kedua dan ketiga adalah minimal 10 (sepuluh) hari atau maksimal 21 (dua puluh satu) hari sejak dilaksanakan RUPS tersebut.
Keputusan RUPS
Keputusan RUPS diambil dengan musyawarah dan mufakat. Dalam hal tidak terjadi mufakat, maka keputusan akan diambil dengan suara terbanyak minimal 1/3 bagian pemegang saham yang hadir atau diwakili. Dalam hal perubahan Anggaran Dasar Perseroan, merger, akuisisi, pembubaran Perseroan, keputusan rapat harus disetujui oleh 3/4 dari jumlah suara hadir (Pasal 89 ayat 1 Undang-Undang No. 40 tahun 2007).
Risalah RUPS
Setiap RUPS wajib dibuat risalah rapat yang ditandatangani oleh ketua rapat dan setidaknya 1 (satu) orang pemegang saham. Penandatangn tersebut tidak diwajibkan apabila risalah rups dibuat oleh Notaris.